2. Dresser la liste des démarches administratives à accomplir

Envoi des formulaires de renseignements et de la fiche mutuelle prévoyance, signature du contrat de travail… Avant la prise de poste de votre nouvel employé, assurez-vous que toutes les démarches administratives ont été réalisées. Pensez également au badge et au matériel informatique (si nécessaire). 

Si vous le pouvez, n’hésitez pas à mettre en place un « welcome pack » avec toutes les informations nécessaires pour une bonne intégration dans l’entreprise. Celui-ci peut contenir, par exemple, des informations sur l’équipe et le fonctionnement de l’entreprise, les nom et localisation des différents services, une liste de personnes à contacter en cas d’urgence, etc. 

Autre astuce : envoyer à tous les nouveaux collaborateurs, quelques jours avant leur arrivée dans l’entreprise, toutes les informations et documents nécessaires, ainsi qu’un éventuel planning pour leur première semaine. Cela permettra d’alléger leur stress. 

3. Mettre en place le poste de travail

À son arrivée, le collaborateur doit pouvoir trouver un poste de travail opérationnel, ce qui inclut tous les équipements et le matériel nécessaires à l’accomplissement de ses missions. 

L’espace de travail doit être prêt et le salarié ne doit manquer de rien le premier jour de sa prise de poste. 

4. Mettre en place un parcours d’intégration personnalisé

L’élaboration d’un parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding) vise à faciliter leur intégration et à les mettre en confiance. Il doit évidemment être adapté à l’entreprise, mais aussi à l’équipe et au poste/au profil du collaborateur. S’il peut être standardisé, il est important de le personnaliser un minimum pour répondre aux besoins du nouvel arrivant. 

Globalement, le parcours d’intégration doit définir :

• Le poste, 
• Les objectifs à atteindre à la fin de la période d’intégration,
• La durée de l’intégration,
• Les tâches à réaliser, 
  Les éléments à connaître et à maîtriser, 
• Le manager,
• Les éventuels rendez-vous avec les différentes équipes. 

Si votre activité le permet, n’hésitez pas à vous permettre quelques “fantaisies” : petit-déjeuner de bienvenue, rencontre informelle avec les équipes autour d’un café, etc. Cela permettra de mettre le nouvel arrivant à l’aise dès les premières heures.  

5. Suivre la période d’essai du nouveau salarié

La période d’essai est une étape qui peut être source de stress pour les nouveaux arrivants. Pour l’alléger autant que possible, pensez à mettre en place un suivi régulier. 

Cela peut consister à faire des points d’étape avec le salarié pour connaître son état d’esprit, ses réflexions et ses besoins. Comment se passent ses premières semaines ? Dispose-t-il de tous les outils pour réaliser ses tâches ? Est-il satisfait de son environnement de travail ? Etc. En fonction de ses retours, procédez à des ajustements. L’objectif est que chaque partie soit satisfaite. Enfin, un entretien de fin de période d’essai, plus formel, doit également être prévu.